Faites vos devis avec l'IA, à partir d'une note vocale ou d'une photo

Devis avec l'IA : bien formuler votre demande

Pour obtenir un bon devis avec l'IA, parlez ou écrivez simplement, comme à un collègue. Pour limiter les corrections, donnez dans votre demande les informations que vous mettriez sur le devis :

• le client : son nom, tel qu'il figure dans votre liste de clients ;
• les prestations ou les articles, avec les mêmes mots que dans votre catalogue ;
• les quantités et les unités : m², sacs, jours, pièces, forfait ;
• les conditions : acompte, durée de validité du devis, délai d'exécution.

Exemple de demande : « Devis pour Marc Yao : peinture du salon et des deux chambres, 85 m², 3 sacs d'enduit, 3 jours de peintre et 4 points lumineux. Acompte de 50 % à la commande. » Dans notre compte de démonstration, cette demande écrite a donné quatre lignes, chacune avec sa quantité, son prix unitaire et sa TVA, puis le total, avec un point à confirmer dans l'encadré « À vérifier ». Il ne restait qu'à relire.

Pour une photo, cadrez le document en entier, à la lumière du jour, et prenez plusieurs photos si la liste est longue (4 au plus). Pour un texte, écrivez une phrase par prestation.

Préparez votre catalogue avant de commencer

L'assistant reprend les prix de votre catalogue de produits et services. Plus votre catalogue est complet, moins vous aurez de prix à saisir à la main. Prenez quelques minutes pour y ajouter vos prestations courantes, avec :

• une désignation claire, par exemple « Peinture murale intérieure (2 couches) » plutôt que « peinture » ;
• une unité : m², jour, sac, unité ou forfait ;
• un prix en FCFA.

Si une prestation n'est pas encore dans le catalogue, donnez son prix dans votre demande. Sinon, le brouillon vous signale le prix à compléter. Ajoutez ensuite la prestation au catalogue : vos prochaines demandes en tiendront compte.

Vos données et l'IA

Pour préparer le brouillon, votre note vocale, vos photos ou votre texte sont transmis à OpenAI, qui agit comme sous-traitant de YebDigiPay. Pour reconnaître vos clients et vos produits, la demande comprend aussi les noms de vos clients, votre catalogue (désignation, référence, unité et prix), ainsi que le nom et le régime fiscal de votre entreprise.

Avant le premier envoi, l'application vous demande votre accord explicite. Vous pouvez le retirer à tout moment dans Plus › Compte. Sans cet accord, vous continuez à créer vos devis et vos factures à la main, avec toutes les autres fonctions de YebDigiPay.

Le détail des données transmises et de leur durée de conservation figure dans notre politique de confidentialité.

Ce que l'assistant ne fait pas à votre place

L'assistant prépare un brouillon. Il n'envoie rien à votre client sans votre validation. Comme toute intelligence artificielle, il peut mal comprendre une quantité, un nom ou une unité : c'est pour cela que vous relisez chaque ligne avant d'enregistrer.

Vous restez responsable du contenu du document : prix, quantités, conditions de paiement. Les mentions de votre entreprise (NCC, IDU, RCCM, régime d'imposition, centre des impôts) sont celles que vous avez saisies une fois pour toutes dans vos paramètres.

Du brouillon à la facture, puis au paiement

L'assistant prépare aussi des factures, sur le même principe. Et un devis accepté se convertit en facture sans ressaisie. Vous l'envoyez ensuite sur WhatsApp ou par e-mail, avec un lien de paiement si vous le souhaitez. Toutes ces étapes sont détaillées sur la page logiciel de facturation.

L'assistant est disponible dans l'application devis et factures pour Android, sur Google Play ; la version iPhone viendra ensuite. La version web ne le propose pas. Vous préférez partir d'un document vierge ? Notre modèle de devis rappelle les mentions à faire figurer.

Les brouillons IA sont inclus dans chaque formule, de 10 à 1 000 par mois. Comparez les formules sur la page tarifs, ou créez votre compte gratuit dès maintenant pour préparer votre catalogue : il sera prêt quand vous installerez l'application.